PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES - CANAL DE DENUNCIAS PARA TERCEROS
PRIVADOS
1. Introducción
2. Ámbito de aplicación
3. Principios y garantías del Canal Denuncia
4. Obligaciones y derechos
5. Implementación del Canal de Denuncias para Terceros Privados
6. Tratamiento de datos personales
7. Evaluación y mejora continua
8. Disposiciones finales
1. Introducción
El Canal de Denuncias es un componente esencial dentro de nuestra estrategia
para ofrecer servicios de cumplimiento en IA CONSULTORES COMPLIANCE, está
diseñado para promover una cultura organizacional ética, transparente e
íntegra, permitiendo a todos los grupos de interés comunicar de manera
confidencial cualquier información contraria a nuestros principios, normas
internas o legislación vigente. Este procedimiento tiene como objetivo
establecer las directrices para la gestión efectiva y transparente de las
comunicaciones recibidas a través del Canal de Denuncias, brindando una
gestión efectiva y confidencial de las comunicaciones recibidas a través del
Canal de Denuncias por parte de terceros privados.
2. Ámbito de Aplicación
Este procedimiento se aplica a las empresas y organizaciones externas que
contraten los servicios de IA CONSULTORES COMPLIANCE para la implementación
y gestión de un Canal de Denuncias en sus estructuras. IA CONSULTORES
COMPLIANCE actúa como el proveedor de este servicio, ofreciendo su
experiencia y recursos para garantizar la efectividad y confidencialidad del
Canal de Denuncias.
3. Principios y Garantías del Canal de Denuncias para
Terceros Privados:
El Canal de Denuncias se rige por los siguientes
principios y garantías:
• Comunicación: Se promueve la difusión del Canal de
Denuncias y sus
garantías a
todas las partes interesadas.
• Accesibilidad: Se garantiza un acceso fácil y abierto a
través de
diversas
vías de comunicación.
• Confidencialidad: Se asegura el tratamiento
confidencial de la
información
proporcionada, incluso permitiendo comunicaciones anónimas.
• Derecho de Acceso a la Información: Se permite al
informante acceder al
expediente de su comunicación y recibir información sobre los resultados
de
la
investigación.
• Gestión del Conflicto de Interés: Se gestionan posibles
conflictos de
interés
de manera transparente, apartando a personas implicadas si es necesario.
• Inexistencia de Represalias: Se garantiza que no habrá
represalias
para
los
informantes de buena fe.
• Justicia: Se protegen los derechos de todas las partes
involucradas,
preservando la presunción de inocencia y la imparcialidad.
• Proceso Homogéneo y Aséptico: Se sigue un proceso
estructurado en
fases
para
garantizar la coherencia y objetividad.
• Diligencia: Se tramitan las comunicaciones de manera
diligente, con
plazos
definidos para la toma de decisiones.
• Celeridad: Se prioriza la rapidez en el proceso,
especialmente en
casos de
gravedad.
• Supervisión: Se realizan informes periódicos para
analizar el
funcionamiento
del Canal de Denuncias.
• Reserva: Se mantiene la confidencialidad en todas las
etapas del
proceso.
• Proporcionalidad: Se aplican medidas proporcionales a
la gravedad de
los
hechos denunciados.
• Legalidad: Se respeta en todo momento la legislación
vigente.
4. Obligaciones y Derechos
Las organizaciones clientes que utilicen el Canal de Denuncias para
Terceros Privados tienen obligaciones y derechos específicos, incluyendo
la colaboración durante la implementación y gestión del Canal, la
protección de la confidencialidad de la información recibida y la
preservación de la presunción de inocencia y la imparcialidad durante la
investigación de las denuncias.
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación,
que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la
comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a
tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de
efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que
requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse
hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
• Las personas involucradas en el proceso tienen obligaciones y
derechos específicos:
• Informante de Buena Fe: Debe comunicar de
manera
veraz, colaborar durante la gestión de la comunicación y proteger la
confidencialidad de la información. Se garantiza su protección
contra represalias.
• Persona Afectada: Tiene derecho a la
presunción de
inocencia, a la defensa y a ser escuchada durante el proceso. Debe
colaborar en la investigación y abstenerse de tomar represalias
contra el informante.
• plazo máximo: para dar respuesta a las
actuaciones
de investigación no podrá ser superior a tres meses a contar desde
la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de
recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del
plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo
casos de especial complejidad que requieran una ampliación del
plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros
tres meses adicionales.
5. Implementación del Canal de Denuncias para Terceros Privados
• Presentación de la Comunicación:Se ofrece varias vías de
comunicación, incluyendo web, teléfono y presencial. Se recomienda la
identificación del informante, pero se permite la comunicación anónima.
• Canales Externos de Comunicación:Se informa sobre la
posibilidad de informar a autoridades externas en caso de
incumplimientos que afecten a múltiples comunidades autónomas.
• Fases de Gestión de una Comunicación:Se detallan las fases de
recepción, investigación, decisión y cierre del expediente, con plazos
definidos y medidas específicas para cada etapa.
• Formación y Sensibilización:Se ofrece formación y
sensibilización a los empleados y otros grupos de interés de la
organización cliente sobre el funcionamiento del Canal de Denuncias y la
importancia de su uso para promover una cultura ética y transparente.
• Puesta en Marcha y Seguimiento:
• Se implementa el Canal de Denuncias y se realiza un seguimiento
continuo de su funcionamiento, realizando ajustes y mejoras según sea
necesario para garantizar su efectividad y confidencialidad.
6. Tratamiento de Datos Personales
Se aplican las medidas adecuadas para garantizar el
tratamiento confidencial de los datos personales proporcionados durante
el proceso, asegurando el cumplimiento de la normativa de protección de
datos vigente.
7. Evaluación y Mejora Continua
Se establecen mecanismos de evaluación y mejora continua
del Canal de Denuncias para Terceros Privados, incluyendo la elaboración
de informes periódicos sobre su funcionamiento y la realización de
auditorías internas para garantizar el cumplimiento de los estándares de
calidad y confidencialidad.
8. Disposiciones Finales
Se establecen disposiciones finales relacionadas con la
revisión y actualización periódica del procedimiento, así como la
difusión y formación continua sobre el mismo a la organización cliente.
IA CONSULTORES COMPLIANCE ofrece su experiencia y recursos para apoyar a
otras organizaciones en la implementación y gestión de un Canal de
Denuncias efectivo y confidencial, contribuyendo así a fortalecer una
cultura de integridad y cumplimiento en el ámbito empresarial.
IA CONSULTORES COMPLIANCE pone a disposición de sus grupos de interés
las siguientes vías de comunicación:
• Vía web: accediendo desde la página web o
el
siguiente enlace:
https://www.iaconsultorescompliance.com/canaldenuncia/
• Vía telefónica: llamando gratuitamente al
siguiente
número de
teléfono: (+34) 613652757 en horario de lunes a viernes de 9:00 a 18:00
horas.
• Presencial o correo postal: a la atención
del
Responsable del Canal
Denuncia en Calle miosotis 28, Esc 2, Piso 2 D
En el caso de elegir la vía telefónica o presencial, el informante debe
saber que las conversaciones podrán ser grabadas informándole
previamente del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establece
el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27
de abril de 2016. En todo caso, el informante revisará dichas
grabaciones o transcripciones para verificar la autenticidad.
Independientemente de la vía escogida por el informante para comunicar,
la información se registrará en el Software del Canal Denuncia (vía
web), ya que dicha herramienta nos permite asegurar los principios y
garantías, así como la seguridad de la información conforme a los
valores y normativa interna y externa.
Toda la información contenida en el Canal Denuncia de (+34) 613652757 en
horario de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 horas.
Presencial o correo postal: La atención del Responsable del Canal
Denuncia en Calle miosotis 28, Esc 2, Piso 2 D y su tratamiento que
resulte en aplicación del Proyecto de Ley cumplirá escrupulosamente
con lo dispuesto en (i) el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 relativo a la protección
de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos
personales y a la libre circulación de estos datos, (ii) la Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos personales
y garantía de los Derechos Digitales y (iii) la Ley Orgánica 7/2021,
de 26 de mayo de protección de datos personales tratados para fines de
prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones
penales y de ejecución de sanciones penales.